Hay decisiones empresariales que se toman por descuido, otras por desconocimiento y algunas más por una calculada intención de reducir costos a expensas de los trabajadores.
La obligación de afiliar a un trabajador nace en el momento exacto en que se establece la relación laboral, y desde ese instante el empleador es legalmente responsable de cualquier empresa que afilie empleados a seguridad social eventualidad que le ocurra a esa persona durante su jornada.
Por qué la omisión no tiene justificación válida ante la ley
Algunos empleadores argumentan que no afiliaron porque el trabajador estaba en período de prueba.
La ley no distingue entre contratos escritos y verbales, entre trabajadores de tiempo completo y trabajadores por horas, entre empleados con antigüedad y empleados en sus primeras horas de trabajo.
Es por eso que las sanciones en esta materia son particularmente severas y que las autoridades laborales tienen amplias facultades para investigar, inspeccionar y penalizar a quienes incumplan.
El catálogo de sanciones que puede recibir un empleador negligente
Estas multas no son simbólicas: en muchos países se calculan en salarios mínimos mensuales o en unidades de valor reajustables, lo que hace que su impacto sea verdaderamente significativo, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que operan con márgenes ajustados.
Paralelamente a la sanción administrativa, el empleador que no afilió a su trabajador se convierte en el asegurador directo de ese trabajador durante todo el período en que la afiliación fue omitida.
Y todo esto sin contar con las demandas laborales que el trabajador o sus beneficiarios pueden interponer por los perjuicios adicionales causados por el incumplimiento.
La deuda que no desaparece: cotizaciones retroactivas e intereses que se acumulan
Esta deuda incluye tanto la parte que corresponde al empleador como la parte que hubiera correspondido al trabajador, más los intereses moratorios que se generan por el tiempo transcurrido desde que cada cotización debió haberse realizado.
En muchos casos las entidades del sistema no aceptan plazos muy amplios para ponerse al día, lo que obliga al empleador a hacer erogaciones importantes en momentos en que además está enfrentando multas y posibles demandas.
El trabajador como protagonista de la reclamación
Puede acudir ante los inspectores de trabajo para interponer una queja formal, puede iniciar acciones ante las entidades de seguridad social para exigir la afiliación retroactiva, y puede demandar ante los jueces laborales si considera que la conducta del empleador le generó perjuicios concretos.
El trabajador no necesita esperar a terminar la relación laboral para hacer valer sus derechos: puede exigir la afiliación mientras aún está trabajando para ese empleador, y la ley protege al trabajador que ejerce estos derechos frente a cualquier represalia que el empleador pueda intentar tomar en su contra.
El efecto de largo plazo sobre la empresa que acumula sanciones por omisión de afiliación
Además, en muchos sistemas la reincidencia puede activar mecanismos especiales de vigilancia que implican inspecciones más frecuentes y un escrutinio permanente sobre todas las prácticas laborales de la empresa.
En un entorno empresarial donde la responsabilidad social y el cumplimiento normativo son cada vez más valorados, ser conocido como un empleador que no registra a sus trabajadores puede cerrar puertas que cuestan mucho más de lo que alguna vez se pudo haber ahorrado evitando la afiliación.
La solución es siempre más sencilla de lo que parece
Frente a todo lo anterior, la solución es sorprendentemente sencilla: establecer un procedimiento claro dentro de la organización que garantice que ningún trabajador inicie sus labores sin haber sido afiliado previamente al sistema de seguridad social.
Cumplir con la obligación de afiliar a los trabajadores desde el primer día no es un gasto: es la base sobre la que se construye cualquier relación laboral seria, responsable y sostenible en el tiempo.